歯科の診療予約は予約日時を決めるだけのものではありません。前回の診療との間隔、予定する診療内容、担当する歯科医師や歯科衛生士、歯科技工士の立会い、保険適応外の治療費の支払いなどの要素も考え合わせて予約をお取りし、予約簿にもその旨を記載する必要があります。なにより、患者様に関して都合をつける必要のある事項、例えば一回当たりの診療時間を長く取って治療期間を短縮するとか、逆に長時間の診療にならないように診療内容を区切っていくとかいったことを考慮することが不可欠です。
このような事柄を紙の予約簿を見ながら瞬時に判断にし、克明にその旨を記載する必要があるのですが、実際にはなかなか難しい点があります。考え合わせなければならない多数の事項をカルテや予約簿の所定の場所に的確に記載し、予約をお取りした後に追加の記載をするということは簡単なことではありません。カルテの表紙も予約簿もスペースが限られていて、必要最小限の記載しかできないからです。
紙の予約簿にはもっと原始的な問題点もあります。限られた小さな場所に細かく記入するのは大変で、細かく書けても読みにくく、書き間違いや読み間違いが生じることもあります。その時の状況で（電話がかかってきたりとか）、記入が不完全になると予約内容が不明瞭となることもあります。予約の二重取りやキャンセル時の予約の消し忘れもあります。キャンセルのために予約の記載を消しゴムや修正液で消すと予約簿が汚くなりその後の記載が読みにくくなります。
既に入っている他の患者様の診療内容との関係でその時間帯の予約が適切でない場合にそのことに気付かずに予約を取ってしまう場合もあります。逆に予約をお取りできるのにその時間帯ではお取りできないと勘違いしてしまうこともあります。
今まで説明したように、多岐にわたる事項を考え合わせながら最適な予約をお取りすることは実はとても大変な作業なのです。この作業を紙の予約簿を見ながら行うよりも、個々の患者様についての情報やそれぞれの日ごとの診療や予約の状況がデータベース化されたコンピューター画面上で予約作業をする方が適切な予約がお取りできるのです。
