日本口臭学会第15回学術大会の運営で大変だったこと
歯科医院の普段の業務の傍らで学会運営の事務作業をしていました。
事前参加登録者の管理と入金管理が一番時間と労力がかかり大変でした。
皆様が事前参加登録をした内容をエクセルにまとめ、入金済みの方にマイページのログインパスワードをメールで送信する作業に時間がかかりました。事前参加登録をしても入金をすぐにされる方もいれば、2週間後の方、ギリギリにされたい方、忘れてしまっている方、二重払いしてしまった方とそれぞれの対応が大変でした。また、業者には事前参加登録者に自動返信機能をつけるよう頼んでいましたが、出来ていないことが判明し慌てました。結局自動返信はできないので手動で遡ってメールをお送りしました。他にも振り込み画面にならない方などのエラーも最初の方は発生し、参加者と業者の方とのやり取りに時間がかかりました。
参加者の中には、ランチョンセミナー参加も数多くいるのですが、そのお弁当の数を把握することも大変でした。皆様お忙しいのでランチョンセミナー参加者に弁当の有無を尋ねましたが全員からの返信が得られてない中での弁当注文だったので予想して少し多めに注文をしました。
